Logiciel de gestion de portefeuille projets : le guide ultime pour optimiser votre activité

Les logiciels de gestion de portefeuille de projets se classent parmi les outils technologiques les plus performants pour atteindre des objectifs commerciaux. Ils sont aujourd’hui incontournables, notamment pour les dirigeants et les chefs d’entreprise qui connaissent une multiplication des projets de taille et d’envergure différentes. De la même façon que nous avions abordé la question du choix d’un logiciel de gestion de projets, nous vous invitons à découvrir, cette fois-ci, comment un logiciel de gestion de portefeuille de projets permet d’améliorer la rentabilité de votre entreprise et de gagner en réactivité. Notre guide complet vous aide à relever le défi de la planification et du pilotage de projets dans une logique de simplicité et de performance immédiate.

Sommaire

  1. Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de portefeuille de projets ?
  2. Pourquoi est-il indispensable d’utiliser un logiciel de gestion de portefeuille de projets aujourd’hui ?
  3. 10 bonnes raisons d’adopter un logiciel de gestion de portefeuille de projets
    1. Un meilleur taux de réussite des projets
    2. Une sélection plus efficace des projets
    3. Moins de dépassement budgétaire
    4. Un meilleur time to market
    5. Un meilleur arbitrage
    6. Un mode de pilotage optimisé
    7. Une visibilité et une communication améliorées
    8. Plus de transparence
    9. Une meilleure valorisation
    10. Une aide à la gestion administrative
  4. Les fonctionnalités phares d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets
    1. Gestion des indicateurs
    2. Gestion des implications croisées
    3. Gestion des plannings
    4. Gestion des temps
    5. Gestion financière
    6. Gestion des risques
  5. Mettre en place une gestion de portefeuille de projets
    1. Les questions clés à se poser
    2. Les grandes étapes de la mise en place d’une gestion de portefeuille de projets
      1. Etablir une vision et une stratégie
      2. Mobiliser ses collaborateurs
      3. Définir les paramètres
      4. Fixer les objectifs
      5. Déterminer la logique d’organisation
      6. Concevoir les processus
      7. Bâtir le système de support
      8. Mettre en œuvre
      9. Evaluer et faire évoluer
  6. Comment mesurer les gains de ma gestion de portefeuille de projets ?
    1.  Choisir des indicateurs de résultat pertinents
    2. Définir une valeur de référence et un objectif
    3. Calculer le progrès d’un indicateur
    4. Evaluer la performance globale du portefeuille de projets
    5. Quelques indicateurs à suivre de près

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de portefeuille de projets ?

Un logiciel de gestion de portefeuille de projets est un outil stratégique permettant l’analyse et la gestion conjointes de l’ensemble des projets d’une entreprise. Il permet de répartir les ressources de l’entreprise entre les projets et de permettre aux différents acteurs de collaborer. Grâce à lui, les chefs de projets, les managers, les dirigeants et tous les administrateurs sont capables de suivre la réalisation des objectifs de chaque projet et de synthétiser ces informations sous forme de rapport d’analyse et de reporting.

Pourquoi est-il indispensable d'utiliser un logiciel de gestion de portefeuille de projets aujourd'hui ?

La gestion du portefeuille de projets – alias Portfolio Project Management ou PPM – permet de garder une vue d’ensemble sur les projets de l’entreprise. Plus une organisation est grande, plus les projets sont nombreux, et plus la prise de risque est conséquente en termes de rentabilité. La gestion de portefeuille de projets est l’outil de pilotage indispensable des administrateurs pour améliorer le retour sur investissement de chaque projet. C’est elle qui permet à l’entreprise de rester compétitive, même en période d’instabilité.

Il est vrai que les logiciels de gestion de portefeuille de projets ont le vent en poupe depuis quelques années. L’environnement toujours plus compétitif et l’agressivité des marchés poussent les entreprises à redoubler d’efforts pour rester performantes. Ainsi, on constate une augmentation considérable du nombre de projets menés simultanément par les entreprises, de toutes tailles. Cela entraîne, bien évidemment, des conflits de ressources et de nouveaux obstacles à franchir. A côté de cela, nombreuses sont les entreprises à se confronter à des projets qui n’avancent pas, qui prennent du retard et qui impactent négativement les revenus et le retour sur investissement. Tout l’enjeu du logiciel de gestion de portefeuille de projets réside dans la capacité de l’entreprise à rester efficace et surtout rentable.

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10 bonnes raisons d'adopter un logiciel de gestion de portefeuille de projets

La gestion d’un portefeuille de projets a pour objectif d’améliorer l’alignement stratégique pour permettre à l’entreprise de faire le choix du bon projet, au bon moment. En actionnant une variété de leviers, l’entreprise peut agir favorablement sur le retour sur investissement de ses projets. Voici un aperçu des principaux avantages stratégiques qui s’offrent à une entreprise qui franchit le pas de la gestion de portefeuilles.

1. Meilleur taux de réussite des projets

Il faut savoir que la majorité des projets échoue pour cause de mauvaise gestion des ressources, de dépassement des budgets voire d’un manque d’alignement stratégique. C’est là qu’intervient le logiciel de gestion de portefeuille de projets. Celui-ci permet d’aligner la stratégie et l’exécution. C’est à dire qu’il doit, dans un premier temps, équilibrer l’ensemble des projets soumis avec les objectifs stratégiques de l’organisation et, dans un second temps, équilibrer le coût des projets soumis avec la capacité financière de l’organisation. En gérant globalement les ressources, les budgets et l’alignement, l’entreprise constate une nette amélioration du taux de réussite de ses projets.

2. Une sélection plus efficace des projets

Un logiciel de gestion de portefeuille de projets offre à l’entreprise qui l’emploie une vision globale de ses projets. Sa prise de décision en est facilitée et cette dernière peut choisir d’abandonner les projets avec peu de valeur au profit de projets plus rentables et bénéficiant d’un meilleur alignement avec la stratégie et les réalités de l’entreprise.

3. Moins de dépassement budgétaire

En bénéficiant d’une vision globale sur les ressources mobilisées, les plannings et les plans de charge, l’entreprise ou la collectivité territoriale, est désormais capable d’affecter les bonnes ressources au bon moment et sur les bons projets.

4. Un meilleur time to market

En proposant une standardisation des modes de gouvernance au sein de l’entreprise, la gestion de portefeuille de projets permet d’accélérer les délais de mise sur le marché – ce que l’on appelle également le time to market. Les process sont automatisés et l’entreprise peut enfin se libérer de certaines tâches administratives et de reporting qui s’avèrent souvent être un frein à leur rentabilité.

De façon plus générale, la mise en place d’un portefeuille de projets permet aussi à l’entreprise de bénéficier de :

5. Un meilleur arbitrage

En assurant la disponibilité des ressources et en anticipant les besoins futurs en ressources, un logiciel de gestion de portefeuille de projets améliore la prise de décision. Sa capacité à déterminer le retour sur investissement de chaque ressource engagée est indispensable dans la prise de décision qui précède le lancement du projet. Ainsi, rien n’est laissé au hasard.

6. Un mode de pilotage optimisé

La gestion du portefeuille de projets via un logiciel doit faciliter le pilotage par la consolidation d’informations cohérentes, pertinentes et actualisées en temps réel.

7. Une visibilité et une communication améliorées

Le logiciel de PPM offre des moyens de communication et de reporting à l’ensemble des administrateurs de projet et des décideurs. Cela permet d’assurer la bonne utilisation des ressources et la traçabilité des décisions.

8. Plus de transparence

Les dirigeants bénéficient d’une vision directe des projets grâce à une transparence totale de l’activité de chaque équipe. Les prises de décision sont également plus transparentes et gagnent donc en légitimité au sein des différents services.

9. Une meilleure valorisation

Il est désormais possible de chiffrer avec précision la création de valeur de chaque projet. Ainsi, l’entreprise possède une vision plus pertinente et en adéquation avec la réalité du terrain.

10. Une aide à la gestion administrative

Un logiciel de gestion de portefeuille de projets peut aussi jouer le rôle de gestionnaire administratif, notamment au niveau des charges de travail des membres de l’équipe ou encore du suivi des heures facturables, par exemple.

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Fonctionnalités phares d'un logiciel de gestion de portefeuille de projets

Les fonctionnalités principales d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets englobent la définition d’un cadre stratégique et une suite complète d’outils de gestion. Focus sur les principales fonctionnalités qu’un logiciel de PPM doit proposer :

1. Gestion des indicateurs

L’une des principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets est avant tout sa capacité à gérer des indicateurs clés de performance. Et il convient de bien les choisir. Un indicateur est une valeur de référence fixée en fonction de chaque projet. Ces indicateurs que l’on appelle également KPIs permettent aux administrateurs de projet de suivre l’évolution et la performance de leurs projets. Ils concernent généralement des valeurs budgétaires et de ressources et sont le plus souvent accessibles sous forme de tableau de bord.

2. Gestion des implications croisées

La gestion des implications croisées concerne les relations plus ou moins étroites qu’il peut exister entre plusieurs projets. En d’autres termes, elle permet d’anticiper et de mesurer l’impact que peut avoir l’évolution d’un projet sur un autre. Cette fonctionnalité permet de gagner en visibilité et en compréhension du maillage de projets internes et externes de l’entreprise. Elle a une importance capitale pour les structures qui gèrent en simultané une quantité importante de projets.

3. Gestion des plannings

La gestion des plannings est un outil de management du temps qui a toute son importance dans la suite d’outils de gestion d’un logiciel PPM. C’est elle qui permet d’anticiper les besoins et l’utilisation des ressources disponibles au sein de l’organisation. Elle a donc pour objectif de mettre en adéquation les ressources d’une entreprise avec ses objectifs de production et de signaler les situations de sous-effectif ou de sureffectif.

4. Gestion des temps

Outil complémentaire à la gestion des plannings, la gestion des temps s’intéresse davantage à la charge de travail des employés. Elle a pour but de répartir la charge de travail des employés en fonction des heures de travail de chacun. Elle apparaît comme une fonctionnalité sine qua non d’un logiciel de PPM car elle offre un suivi des temps réalisés, des prévisionnels d’activité, la gestion des contrats et des fiches de paie, la gestion des présences et des absences ou même encore de la mobilité des collaborateurs.

5. Gestion financière

L’aspect financier d’un projet est bien évidemment le point essentiel à prendre en compte pour un logiciel de gestion de portefeuille de projets. Cette fonctionnalité est indispensable pour suivre les engagements, les dépenses et les recettes de chaque projet. La gestion financière permettra de sécuriser les administrateurs qui jouiront d’une visibilité consolidée sur le coût prévisionnel du projet et sur les dépenses effectuées en cours de projet. Elle permet aussi de repérer les dérives positives ou négatives en termes de coûts et de délais, et d’alerter les acteurs de projets via un système de notification.

Logiciel gestion de portefeuille projets : pilotage budgétaire
Ecran de gestion budgétaire

6. Gestion des risques

Il faut savoir que le risque zéro n’existe pas. Un projet ne se déroule jamais pas comme prévu. L’objectif de la gestion des risques est d’anticiper et de limiter au maximum les risques potentiels qui pourraient affecter le bon déroulement du projet. La gestion des risques implique d’identifier les points faibles du projet et d’envisager tous les scénarios possibles. Il faudra ensuite réfléchir aux actions à suivre pour prévenir ces risques et envisager des solutions à mettre en place au cas par cas.

Comparatifs des meilleurs logiciels de gestion de portefeuille de projets

Mettre en place une gestion de portefeuille de projets

Avant de se lancer dans la mise en œuvre d’une gestion de portefeuille – et donc d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets – il faut se poser quelques questions clés. Chaque entreprise aborde la gestion de projet selon sa propre réalité, son contexte et ses spécificités.

1. Les questions clés à se poser

La volonté de mettre en place un logiciel de gestion de portefeuille de projets entraîne irrémédiablement de répondre à certaines questions avec le maximum de pertinence :

• Quels investissements doivent être réalisés pour servir la stratégie d’entreprise ?

• Quels sont les objectifs métiers à prendre en compte pour la période de planification considérée ?

• Quelles limitations sur les ressources doivent être imposées ?

• Quels sont les objectifs minimums de performance à atteindre ?

• Quelles ressources sont nécessaires pour mettre en œuvre chaque projet ?

• Quelle est la contribution – estimée de chacun des projets à la performance globale de l’entreprise ?

• Quelles sont les interdépendances entre les différents projets ?

• Quelle est la sensibilité du portefeuille vis-à-vis des changements et des contraintes ?

• Quelle combinaison de projets produit le plus de performance (ou de minimum de coût / de risques) ?

•Quel portefeuille doit être mis en œuvre ?

 Les instances dirigeantes ne pourront peut-être pas répondre par elles-mêmes à l’ensemble de ces questions. Elles devront certainement faire appel à l’expertise de leurs équipes. Ceci est une opportunité de réunir tout le monde autour de ces questions centrales.

2. Les grandes étapes de la mise en place d'une gestion de portefeuille de projets

Le Cigref propose une approche schématique de la construction d’une gestion de portefeuille de projets. Nous en reprenons ici les étapes clés pour vous fournir une base sur laquelle vous appuyer au début de votre démarche. Celle-ci pourra bien entendue être adaptée selon votre secteur d’activité et votre contexte économique.

2.1 Etablir une vision et une stratégie

Cette vision stratégique pourra être établie sur la base d’un constat, d’un dysfonctionnement ou la volonté de saisir une opportunité. Quoi qu’il en soit, elle devra être définie au préalable pour permettre d’établir une gestion de portefeuille au plus près de vos objectifs. Il est primordial de réunir l’ensemble de vos équipes autour d’une vision et d’une stratégie commune.

En résumé, vous devrez :

. Analyser et comprendre la situation

. Définir la cible ou les cibles possibles

. Et communiquer

2.2 Mobiliser ses collaborateurs

La mise en place d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets a peu de chance d’aboutir, si elle n’est pas considérée comme une priorité par les acteurs clés de sa mise en place. En d’autres termes, il faut mobiliser vos équipes autour de cette démarche et identifier les personnes ressources qui seront en charge de rendre la démarche possible.

En résumé, vous devrez :

. Identifier les personnes en charge de sa mise en place

. Suivre et mesurer l’adhésion du personnel

. Recenser les blocages et les opportunités

2.3 Définir les périmètres

Avant de déployer un logiciel de gestion de portefeuille de projets sur l’ensemble de votre périmètre cible, il est plus sage d’envisager dans un premier temps un périmètre d’expérimentation. Vous pouvez également définir un périmètre différent pour chaque portefeuille, en fonction de ses objectifs et de ses enjeux.

En résumé, vous devrez :

. Déterminer quels seront le ou les périmètres d’expérimentation en fonction des objectifs et des personnes ressources définis.

2.4 Fixer les objectifs

Il est temps de définir votre cadre stratégique, c’est-à-dire un cadre d’action qui donne du sens à votre démarche. Bien entendu, rien n’est figé ici et ce cadre a pour vocation d’évoluer au fur et à mesure du développement de la démarche.

Une fois les objectifs fixés, pensez à associer des indicateurs de mesure pour chacun d’eux. Chaque objectif doit pouvoir être mesuré et analysé quantitativement au sein du logiciel de gestion de portefeuille de projets. Les indicateurs devront être pertinents, simples à comprendre et faciles à collecter. Ce sont eux qui permettent l’analyse de la situation et qui constituent la base de votre plan d’action.

2.5 Déterminer la logique d'organisation

L’intégration d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets implique la mise en place d’une multitude d’éléments : processus, règles, méthodes de gestion et d’évaluation etc. Ceux-ci seront certainement différents d’une entreprise à l’autre. Il est ici question de savoir dans quelle mesure harmoniser et mutualiser les pratiques. Cela dépend fortement de votre façon de travailler et de collaborer. L’harmonisation des pratiques doit se faire de façon naturelle, quand cela devient évident. Certaines pratiques locales n’auront pas d’intérêt à être généralisées et vice versa. C’est à vous de décider de l’organisation et des nouvelles méthodes de travail qui vous paraissent les mieux adaptées à votre entreprise.

A cela s’ajoute le choix des personnes décisionnaires. Qui décide et pour quoi ? Les décisions peuvent être prises pour les activités de reporting ou encore de la distribution de l’information.

En résumé, vous devrez :

. Fixer le degré et le rythme d’harmonisation

. Déterminer les activités à mutualiser et modifier l’organisation si nécessaire

. Fixer les niveaux de prise de décisions et les droits d’accès

2.6 Concevoir les processus

Le risque dans la mise en place d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets est que certains projets échappent à la démarche. Si les acteurs de projets ne sont pas convaincus, ou du moins contraints, de procéder ainsi, ils essaieront toujours d’y échapper. Il est primordial ici de fédérer vos équipes et de savoir communiquer sur les gains d’une telle démarche. Par exemple, la simplification des reportings ou la rapidité des prises de décision. Les arguments sont très importants pour convaincre des avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets. D’autres types de gains peuvent être défendus. Par exemple, tout projet suivi dans le logiciel bénéficiera automatiquement du suivi de l’équipe de gestion des risques. Ou encore, tout projet suivi dans le logiciel est prioritaire pour bénéficier de l’avis d’experts.

Cependant, si le but est de faire en sorte que chaque projet passe par le logiciel de gestion de portefeuille de projets, ils ne doivent pas tous être traités de la même façon. Il faut encourager la mise en place d’un logiciel souple et flexible qui laisse la possibilité de traiter des projets différemment selon leur importance stratégique, leur taille, leurs exigences etc.

Et même si tout a été soigneusement prévu et planifié, des cas imprévus peuvent survenir. Dans ce cas-là, il faut imaginer une gestion des exceptions en amont. Le Cigref fait part de trois exceptions bien connues :

1- Le projet non négociable

En général, un décideur de haut niveau appuie le lancement d’un projet d’une manière qui n’ouvre pas d’option au rejet par le mécanisme de sélection.

2- La procédure d’urgence

Changement de conjoncture, mouvement imprévu de la concurrence, aléa divers. Il faut réagir au plus vite en lançant des projets. Impossible d’attendre le prochain comité d’investissement, et en dépit du risque élevé, il faut foncer.

3- La procédure d’appel

Le projet a été refusé, mais le commanditaire n’accepte pas le verdict. Il complète son dossier et demande un réexamen. 

En résumé, vous devrez donc :

. Définir les processus, leurs variantes et la gestion des exceptions

. Documenter les processus (rôles, compétences, artefacts, règles, documents types…)

. Communiquer et diffuser largement les processus

2.7 Bâtir le système de support

Le système support qu’il vous incombe de mettre en place ne se réduit pas qu’au simple logiciel de gestion de portefeuille de projets. Il comprend de nombreux autres éléments comme l’intégration des données, la sécurité, la gestion des droits d’accès, les accès en mobilité, l’interfaçage avec les outils bureautiques etc. Il s’agit de créer un véritable environnement technologique autour de votre méthode de travail et de votre outil de gestion.

Choisir son logiciel de gestion de portefeuille de projets n’est pas toujours évident. Il n’y a pas d’outil miracle mais seulement une multitude d’outils avec des fonctionnalités différentes. Il vous appartient de choisir celles qui répondent le mieux à vos besoins. En sachant toutefois que vos besoins fonctionnels évolueront au cours de l’avancée de vos projets. Il faut donc pouvoir bénéficier d’un logiciel personnalisable et qui s’adapte à des besoins changeants.

En résumé, vous devrez :

. Définir vos besoins et leurs évolutions possibles

. Choisir l’outil adéquat pour votre entreprise (rappelez-vous : le logiciel leader du marché n’est pas forcément celui qui vous conviendra la mieux)

. Gérer le projet d’implémentation

. Assurer l’intégration

. Assurer le support

Article recommandé

Comment choisir un logiciel de gestion de projet ?

2.8 Mettre en œuvre

La mise en œuvre reste une étape capitale à entreprendre. Ce sont notamment les personnes ressources que vous avez nommées au début de votre démarche qui aideront à assurer un déploiement en cascade. Mieux vaut miser sur une mise en place progressive, en optant pour des sites pilotes qui seront les premiers à être convertis. Cela permettra de solutionner les obstacles rencontrés au fur et à mesure du déploiement et du lancement des premiers projets opérationnels. Ce qui évite de mettre hors course l’ensemble de la société dans le cadre d’un déploiement généralisé, par exemple.

L’intégration intervient ici et maintenant. Vous devez prévoir l’intégration de votre logiciel de gestion de portefeuille de projets avec les outils existants.

Pensez à communiquer autour du déploiement, surtout si cette démarche change les habitudes de travail de vos collaborateurs. Il faut marquer le lancement du portefeuille de projets pour appuyer le changement des méthodes de travail qui en découlent. Rassurez vos collaborateurs en communiquant sur les problèmes rencontrés – et qui impactent directement leur travail – mais aussi et surtout sur les solutions apportées.

En résumé, vous devrez :

. Sélectionner les sites pilotes

. Lancer les projets opérationnels

. Assurer l’intégration avec l’existant

. Communiquer régulièrement sur les résultats et les avancées

. Gérer les crises si besoin

2.9 Evaluer et faire évoluer

Cette étape ne doit pas être négligée. Des ajustements sont toujours nécessaires, même après un déploiement réussi. Cela permet d’entretenir l’efficacité du logiciel et de l’intégrer pleinement à la culture et à l’environnement technologique de l’entreprise. Il est alors indispensable de conduire des évaluations régulières et d’ajuster les objectifs et les périmètres d’action si besoin est.
En résumé, vous devrez :

. Réaliser des évaluations régulières

. Revoir les objectifs, les périmètres

. Etablir des plans de progrès et les suivre

. Communiquer sur les résultats

Approfondir le sujet avec le Cigref :

Gestion de portefeuille de projets : comprendre et mettre en oeuvre une démarche de gestion de portefeuille de projets

Comment mesurer les gains de ma gestion de portefeuille de projets ?

Certes, la mise en place d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets permet d’optimiser la rentabilité d’une entreprise. Mais encore faut-il savoir mesurer concrètement les effets positifs d’une gestion de portefeuille de projets. Alors comment faire pour mesurer le succès de la mise en place d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets ?

1. Choisir des indicateurs de résultat pertinents

Tout projet implique de mettre en place des indicateurs de pilotage pour en mesurer la progression. Un indicateur mesure une donnée précise propre à une situation, un risque, une donnée chiffrée. Il permet de mesurer mais aussi d’alerter et d’aider à la prise de décision. Le choix des indicateurs de résultats dépend des objectifs du projet et, bien évidemment, des attentes de vos clients. Les indicateurs de pilotage doivent être simples à comprendre, objectifs et clairement mesurables. Pour cela, chaque indicateur doit être associé à un objectif précis.

Quelques exemples d’indicateurs :

. Utilisation des ressources (%)

. Avancement en délais (%)

. Jalons

. Tâches réalisées et tâches planifiées

2. Définir une valeur de référence et un objectif

Pour chaque indicateur, il est important de définir une valeur de référence, c’est à dire la valeur existante au moment du lancement du projet, et une valeur cible, soit la valeur que vous souhaitez atteindre en fin de projet.

3. Calculer le progrès d'un indicateur

Bien sûr, pour calculer le progrès d’un indicateur, et donc d’une partie précise de votre projet, les valeurs référence et cible exposées ci-dessus auront toute leur importance. Ce sont elles qui vont permettre au logiciel de gestion de portefeuille de projets de produire une analyse de l’avancée des projets. Celle-ci peut prendre plusieurs formes, à la convenance de l’utilisateur : données chiffrées, graphiques statistiques, barre de progression, etc.

4. Evaluer la performance globale du portefeuille de projets

Tous les logiciels de gestion de portefeuille de projets permettent d’évaluer la performance d’un projet seul comme celle du portefeuille dans son ensemble. Ces informations sont, le plus souvent, paramétrées pour être accessibles au premier coup d’œil sur le tableau de bord du logiciel. Très visuelles, elles sont généralement proposées sous forme de pourcentage qui prend en compte les paramètres prédéfinis par l’utilisateur : budget, ressources, délais, valeur ajoutée etc. Cet aspect-là est personnalisable selon les besoins de l’utilisateur qui pourra bénéficier de restitutions automatiques chiffrées sur le réel et pondérées en fonction des informations renseignées par les acteurs des projets.

5. Quelques indicateurs à suivre de près

Voici quelques exemples d’indicateurs les plus parlants en termes de performance projet :

. Taux de réussite des projets, soit le nombre de projets réussis sur le nombre de projets lancés

. Taux de vitalité, soit le nombre de projet réussis sur le nombre de projets lancés

. Taux de valeur réalisée par projet, soit la valeur réalisée sur la valeur attendue

z0 Gravity est un logiciel de gestion de portefeuille de projets simple et complet. Sa plateforme innovante propose une vision globale optimisée et une suite de fonctionnalités qui s’adaptent à vos besoins.

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Logiciel de gestion de projet : comment choisir ?

Logiciel de gestion de projet – Il existe aujourd’hui une offre pléthorique de logiciels de gestion de projet sur le marché. Tous répondent à des niveaux d’exigence différents et présentent des fonctionnalités variées. Cela va de la simple gestion des tâches à la gestion des ressources, des achats, des budgets. Ils prennent également différentes formes : solution en mode Saas, plateformes collaboratives, outils métiers… il y a de quoi en perdre son latin !

Alors pour vous aider à choisir le meilleur logiciel de gestion de projet, c’est-à-dire le mieux adapté à vos besoins et à ceux de votre entreprise, nous vous proposons un tour d’horizon de ce qu’est aujourd’hui la gestion de projets et ce qu’elle doit vous permettre d’accomplir pour être vraiment efficace.

Sommaire

Qu'est-ce que la gestion de projets ?

La gestion de projet est un outil de travail qui peut être très performant s’il est bien utilisé. Elle permet aux petites et grandes structures de coordonner leurs tâches en vue d’atteindre leurs objectifs. La gestion de projet aide à planifier le déroulement étape par étape d’un projet et d’automatiser les modes opératoires afin d’optimiser les prises de décision.

Gérer efficacement ses projets est des entreprises leaders de demain.

Mais la complexité des marchés actuels a poussé l’offre des logiciels de gestion de projet à évoluer pour prendre en compte de nouvelles méthodes de travail plus flexibles et plus collaboratives. Les entreprises doivent aujourd’hui créer en cycle court, rester en phase avec les besoins évolutifs de leurs clients et, surtout, être capables de s’adapter rapidement aux fluctuations des marchés. C’est ce que l’on appelle également l’agilité. Au-delà de la simple gestion des tâches, il est primordial pour une entreprise d’avoir un aperçu global de son activité et de disposer d’outils intelligents qui facilitent la gestion en temps réel de ses ressources et de ses budgets. L’objectif étant de piloter de manière agile l’ensemble des activités de son entreprise et d’être capable d’ajuster sa trajectoire rapidement et à moindre coût.

Pour cela, il existe de nombreuses solutions de gestion de projet qui permettent d’accompagner les entreprises dans la gestion quotidienne de leur activité.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ?

L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet est indispensable à toutes les entreprises qui managent des projets de taille et d’envergure différentes au quotidien. Son utilité réside avant tout dans le fait qu’il permet de suivre la progression de tous les projets en cours. Il répond aux besoins d’organisation et de communication de l’entreprise.

1 - Pour favoriser les échanges et les interactions

Au-delà de la gestion des tâches, un logiciel de gestion de projet doit être un outil unique pour gérer l’ensemble des projets de l’entreprise. Il optimise la communication entre les acteurs de projet et favorise, grâce à sa logique de simplicité, les interactions pour créer un véritablement environnement de travail collaboratif.

2- Pour gagner du temps

De nombreuses entreprises utilisent un logiciel de gestion de projet pour gagner du temps au niveau de la collecte des données. Le temps de saisie est désormais réduit à zéro grâce aux fonctionnalités d’importation. Ces données sont ensuite analysées, agrégées et synthétisées en des résultats chiffrés, comparables et actionnables qui permettent de connaître exactement la situation globale de l’entreprise.

3- Pour faciliter le suivi et le reporting

Le développement concret de chaque projet se fait en fonction de dates d’échéance précisées au préalable par l’entreprise. Chacun connaît son planning, les objectifs à atteindre et les échéances importantes à tenir.

Les processus de suivi, d’évaluation et de reporting s’en retrouvent aussi grandement facilités. En effet, il faut voir le logiciel de gestion de projet comme un outil de pilotage et de gouvernance. Ses tableaux de bord offrent, en un coup d’oeil, une vision claire et précise de la progression d’un projet à l’aide d’indicateurs clés (KPIs). De plus, il intègre bien souvent des fonctionnalités de reporting automatisé qui génèrent des rapports pertinents et de qualité. Plus besoin de consolider les informations clés de chaque outil de gestion à la main ! Et cela, c’est un avantage considérable.

4- Pour centraliser l'information

Le logiciel de gestion de projet permet également de centraliser les informations et les documents importants : rapports, courriers, e-mails, visuels, tout est stocké et indexé au sein même d’une bibliothèque de documents. Les acteurs de projet bénéficient donc d’un accès direct et immédiat à toutes les informations clés sur une seule et même plateforme. 

5- Pour prendre les bonnes décisions au bon moment

Les logiciels de gestion de projet proposent bien souvent une restitution des informations en temps réel. Celles-ci se basent sur l’évolution concrète de chaque projet. Cette capacité d’immédiateté permet aux acteurs de projet de faire des choix judicieux et au bon moment, grâce à des données fiables et basées sur le réel.

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Comment choisir son logiciel de gestion de projets ?

Le choix d’un logiciel de gestion de projet doit avant tout se faire sur la base des besoins de l’entreprise et de son mode de fonctionnement. Il faut avant toute chose :

1- Définir ses besoins

Il est temps de lister toutes les problématiques auxquelles vous êtes confronté (manque de visibilité, répétition d’erreurs, lourdeur des process, outils obsolètes…) et d’étudier les fonctionnalités proposées par les solutions de gestion et de pilotage. Parmi les fonctionnalités phare des logiciels de gestion de projet, on retrouve le plus souvent : la gestion des tâches, le suivi des temps, les indicateurs de suivi, le partage de documents ou encore la facturation.

2- Identifier ses priorités

Maintenant que les besoins sont clairement identifiés, il est important de les classer par ordre de priorité. Certaines entreprises auront davantage besoin d’utiliser un logiciel de gestion de projet pour simplement assurer le suivi de projets de petite taille. Dans ce cas-là, elles privilégieront l’utilisation d’un logiciel de gestion des tâches avec une bonne visibilité du calendrier et la planification des échéances.

D’autres souhaiteront bénéficier d’une solution plus avancée qui permette la gestion de projets collaboratifs. Elles opteront alors pour un logiciel qui offre le partage de documents, des outils d’intelligence collective et de messagerie instantanée par exemple.

D’autres encore auront à gérer des projets plus vastes avec de nombreux intervenants. Leur choix se portera naturellement vers des solutions de gestion de projet dotées de fonctionnalités plus avancées qui s’adaptent aux besoins précis et au métier de l’entreprise. Reporting partagés, gestion des ressources et des budgets, contrôle qualité, etc.

En dressant un état des lieux complets de ce que vous attendez de la solution, vous ne pourrez pas vous tromper !

3- Choisir en fonction de son métier et son secteur d'activité

Une erreur à éviter est d’opter pour une solution trop généraliste par rapport à votre secteur d’activité et vos besoins. Cela nécessitera forcément par la suite de développer de nouvelles adaptations logicielles qui représentent un coût supplémentaire. Mieux vaut choisir dès le départ une solution conçue spécialement pour votre domaine d’activité. La taille et la structure de votre société ainsi que l’expertise de votre métier son autant d’éléments à prendre en compte au moment de faire votre choix. C’est votre connaissance de votre activité et votre propre expertise qui permettront à l’éditeur de vous proposer la solution la mieux adaptée à vos besoins. Si certains logiciels de gestion de projet permettent une certaine adaptation, le sur mesure est quasi inexistant. Rares sont les éditeurs qui proposent une personnalisation avancée.

4- Solution locale ou Saas, c'est à vous de voir !

Avant de faire votre choix, sachez qu’il existe deux types de solution bien distincts : les logiciels de gestion de projet offline et les logiciels de gestion de projet en ligne ou Saas (Logiciel en tant que service). Les solutions locales sont installées directement sur le serveur de votre entreprise ou sur votre ordinateur, tandis que les solutions Saas sont délocalisées et hébergées chez l’éditeur. Ces dernières sont accessibles via une connexion Internet et sont généralement proposées sous forme d’abonnement mensuel ou annuel.

L’avantage du Saas est que la solution peut être utilisée depuis n’importe quel appareil mobile connecté à Internet. Ce qui vous permet de gérer vos projets même en déplacement. Où que vous soyez, vous aurez toujours accès à vos données.

Le niveau de sécurité des données est généralement très élevé. Il s’agit d’une priorité absolue pour l’éditeur et, le plus souvent, ce dernier fait appel à plusieurs serveurs ultra sécurisés.

Les mises à jour sont prises en charge par l’éditeur et il ne vous appartient plus de les installer à chaque fois. Vous vous connecterez toujours à la dernière version disponible. Un vrai gain de temps !

Même si la plupart des solutions en mode Saas ne permettent pas de bénéficier d’un accès hors ligne au logiciel, de plus en plus d’éditeurs se mettent à proposer cette option pour offrir le meilleur des deux mondes.

Les solutions locales ont, quant à elles, pour avantage de fonctionner sans avoir recours à une connexion Internet. Vous pouvez donc accéder à vos données dès lors que vous travaillez sur votre poste de travail. De plus, une fois la licence achetée, le logiciel vous appartient. Vous évitez ainsi les frais d’abonnement.

Le choix du mode d’hébergement de votre logiciel dépendra bien évidemment du mode de fonctionnement de votre entreprise, de sa politique en termes de protection des données et du coût que celle-ci est prête à engager.

La gestion de projet selon la solution z0 Gravity

Le logiciel de gestion de projet z0 Gravity a l’avantage de proposer une solution tout-en-un, simple et facile d’accès, qui s’adapte aux exigences de vos projets, de votre métier et de vos objectifs. Sa méthode pragmatique et flexible permet aux entreprises de gérer les changements tout en préservant leur productivité.

1- La simplicité avant tout

  • Quelle que soit la nature de vos projets, le logiciel de gestion de projet z0 Gravity vous permet de travailler dans une logique de simplicité, et ce à toutes les étapes du projet. Son interface est facile d’accès et permet de ramener les projets les plus vastes et les plus complexes à un niveau de simplicité optimal pour gérer efficacement mais simplement toutes les activités de votre entreprise. Son intégration ne nécessite aucune contrainte de développement et permet à vos équipes de s’approprier le logiciel en quelques heures seulement.

2- Une solution personnalisée et flexible

  • z0 Gravity est un logiciel de gestion de projet « tout-en un » qui inclut une suite d’outils entièrement personnalisables. Elle est dotée d’une boîte à outils évolutive sur laquelle vous intégrez à la demande un large choix de fonctionnalités. Vous choisissez les outils et les fonctionnalités dont vous avez besoin pour travailler et c’est tout.

3- Avec restitution immédiate de vos informations clés

z0 Gravity est capable de restituer toutes les informations essentielles à chaque rôle, au moment T, où que vous soyez. Ne perdez plus de temps à regrouper et à synthétiser des informations hétérogènes. Notre logiciel de gestion de projet scanne l’instant pour vous fournir toutes les informations clés en temps réel. Aussitôt générées, elles sont automatiquement mises en forme et sont directement exploitables en réunion, sur le terrain ou au bureau.

Découvrez comment le campus d’innovation The Camp à Aix en Provence utilise z0 Gravity pour piloter tous ses projets d’innovation.

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z0 Gravity est une solution innovante de gestion de projets adaptée aux portefeuilles de projets les plus hétérogènes. Cette solution de pilotage flexible et inclusive permet une gestion uniforme de projets de tailles différentes, des plus simples aux plus complexes. Vision globale, facilité d'utilisation, animations, z0 Gravity permet de concrétiser tous vos projets d'innovation.

Benoît Bailliard, Lab director The Camp, Aix-en-Provence

4- Une approche visuelle innovante

  • Le logiciel de gestion de projet z0 Gravity s’éloigne des codes linéaires traditionnels. Il vous offre un espace de travail à 360° permettant de connaître en un clin d’oeil la progression de toutes vos activités. Son approche fluide de la gestion de projet se traduit par une plateforme « multivisions » qui permet de générer le niveau de détail souhaité pour chaque projet.

5- Une vision partagée pour progresser ensemble

Partager une vision et des objectifs communs est une étape essentielle dans la mise en place d’une compréhension et d’une culture d’entreprise communes. Il s’agit d’un facteur clé dans le succès d’une entreprise. Pour faire en sorte que l’intérêt individuel rejoigne l’intérêt collectif, z0 Gravity permet à l’identité de groupe de se former, de s’exprimer et de se consolider autour des valeurs fortes de l’entreprise. La vision d’une société définit la direction à prendre, facilite la prise de décision et influence directement les objectifs de chaque projet. C’est en cela qu’une vision partagée est indispensable à la bonne marche de l’entreprise, à la cohésion de ses équipes et la performance de ses projets. Avoir une vision d’entreprise claire et bien définie c’est augmenter sa capacité à atteindre ses objectifs et donc ses chances de réussite.

6- Pour avancer selon la vision de l’entreprise

Un logiciel de gestion de projet n’est réellement efficace que s’il permet de construire l’avenir et de créer de la valeur au sein même de l’entreprise qui l’emploie. La démarche de z0 Gravity s’inscrit dans une optique de gestion qui prend en compte la stratégie globale de l’entreprise à chaque décision. Son interface collaborative réunit les acteurs de projet autour de la table pour avancer dans la même direction.

7- Et encourager l’intelligence collective

Le logiciel de gestion de projet z0 Gravity offre à chaque intervenant un espace de collaboration où les compétences ne sont plus cloisonnées mais ouvertement exploitées, pour le bien commun. z0 Gravity s’inscrit dans une démarche de partage des connaissances et des compétences. En cas de restructuration, de réorganisation structurelle et d’évolution des postes, z0 Gravity vous aide à préserver les expériences et les expertises acquises pour créer un véritable vivier de connaissances et de savoir-faire.

z0 Gravity est un logiciel de gestion de projet unique et innovant. Grâce à sa suite de fonctionnalités agiles et efficaces, vous transformez chaque action, chaque projet, en un véritable levier de compétitivité.

Faites de votre gestion de projet une force.