Comment choisir son outil PPM ?

Le choix d’un logiciel de gestion de projets figure encore trop peu parmi les priorités des professionnels, qui se concentrent davantage sur la rentabilité immédiate ou le développement à court terme de leur entreprise. Et pourtant, l’adoption d’un outil PPM performant, adapté à votre activité et à vos objectifs est indispensable si vous souhaitez optimiser votre fonctionnement et conserver un certain niveau de rentabilité sur le long terme, dans un contexte ou rester efficace en toutes circonstances, malgré un environnement économique instable, est l’enjeu numéro 1 des entreprises leaders de demain.

Nous vous expliquons donc comment (re)prendre le contrôle de votre gestion de projets en vous offrant un outil PPM simple, agile et innovant.

PPM pour Project & Portfolio Management. Historiquement, les logiciels de gestion de portefeuille de projets étaient majoritairement plébiscités par les Directions des Systèmes d’Information pour répondre à un besoin de pilotage et de contrôle de la rentabilité de leurs projets.

Toutefois, dans un contexte de forte concurrence, les entreprises, quels que soient leurs secteurs d’activité, doivent aujourd’hui être de plus en plus agiles et réactives et uniformiser leurs process de gestion de projets pour assurer un pilotage optimisé, source de rentabilité.

Parce qu’un outil PPM est la garantie d’une source d’informations cohérentes et à jour, la vision globale sur l’ensemble des projets offerte par une telle solution permet de prendre les décisions au bon moment, dans une démarche de pilotage globale et ce quel que soit votre secteur d’activité et la taille de votre structure.

Découvrez en détail les atouts d’un tel outil.

Outil PPM Logiciels de gestion de projet collaboratifs : les nouveaux outils de la productivité

Avec un outil PPM vous ne perdez plus de temps à regrouper et synthétiser des informations hétérogènes. Un bon outil PPM est une solution qui décortique l’instant pour vous fournir les clés de la réussite à court, moyen et long terme. Il assure la planification, le suivi et le pilotage de vos projets en temps réel via des écrans personnalisés. Il doit être capable de restituer toutes les informations essentielles à chaque rôle, à l’instant T et où que vous soyez, pour permettre de prendre une décision pertinente à chaque étape clé de la gestion de projet.

En un clin d’œil, vous savez où vous en êtes, quels sont les points critiques et leur impact potentiel sur la viabilité et l’échéance du projet, et comment s’inscrivent vos performances dans la stratégie globale de l’entreprise.

Avec un tel outil, vous ne subissez plus la planification, vous reprenez le contrôle en temps réel et valorisez votre projet jusqu’à son accomplissement final.

Avec un outil PPM, la stratégie d’entreprise est prise en compte à chaque décision et permet de bénéficier d’une consolidation complète au niveau de l’entreprise. Un logiciel PPM vous accompagne donc dans la planification globale de l’entreprise et l’optimisation de ses ressources. Il offre aux différents interlocuteurs, des modules et des écrans qui facilitent la communication et éliminent le travail de reporting. Vous bénéficiez ainsi d’une vision d’ensemble consolidée du consommé et du prévisionnel de toutes les activités de l’entreprise en temps réel.

Un outil PPM permet de ce fait au chef d’entreprise de hiérarchiser pour décider des projets à prioriser en fonction de la capacité d’absorption de ses équipes.

Article recommandé

Logiciel de gestion de projet collaboratif : le nouvel outil de la productivité

Un Outil PPM n’est également réellement efficace que s’il permet de construire l’avenir et de créer de la valeur au sein même de l’entreprise qui l’emploie. Son interface collaborative réunit les acteurs de projet autour de la table pour avancer dans la même direction, selon la stratégie corporative dominante. Pour cela, il fédère l’ensemble des parties prenantes autour d’une vision commune et partagée.

Un logiciel PPM défend donc une approche collaborative de la gestion de projet. Travailler ensemble et mettre différents interlocuteurs en réseau permet de soutenir l’effort collectif d’une part, mais également de réduire les tensions au sein d’une même équipe ou d’un même projet. Vous tirez profit de chaque étape du projet en permettant à chaque collaborateur d’utiliser son expérience et son expertise pour faire avancer le projet efficacement.

Un outil PPM optimal offre à chaque intervenant un espace de collaboration où les compétences ne sont plus cloisonnées mais ouvertement exploitées, pour le bien du projet et celui de l’entreprise. Il s’inscrit dans une démarche de partage des connaissances et des compétences. En cas de restructuration, de réorganisation structurelle et d’évolution des postes, un logiciel PPM vous aide à préserver les expériences et les expertises acquises pour créer un véritable vivier de connaissances et de savoir-faire.

Le logiciel PPM z0 Gravity s’éloigne des codes linéaires traditionnels pour vous offrir un espace de travail à 360°, doublé d’une visibilité augmentée de toutes vos activités.

Il inclut une suite d’outils entièrement personnalisables. Ceux-ci s’adaptent sans effort aux exigences de projet, de métier, d’objectifs de chaque département ou de chaque collaborateur. Il défend une approche fluide de la gestion de projet qui se traduit par une plateforme « multi-vision », ludique et agréable à utiliser. Cette dernière restitue toutes vos informations essentielles à l’échelle d’une action, d’un projet et d’un portefeuille de projets PPM, sous une variété de formats différents. Aussitôt générés, ils peuvent être directement exploités en réunion, sur le terrain ou au bureau.

 Vous profitez donc d’un logiciel de gestion de projet vivant, qui vous accompagne au quotidien et évolue selon vos besoins. Incorporez photos, plans, vidéos, documents, partagez-les en un clic et mobilisez les ressources dont vous avez besoin pour faire progresser votre projet dans le bon sens.

Article recommandé

Logiciels de gestion de projet : des outils clés pour soutenir l'innovation

z0 Gravity est un outil PPM complet tout en restant simple d’utilisation. Il a été conçu pour être compris et intégré par tous les acteurs de l’entreprise, quelle que soit leur maturité en management de projets et en informatique. z0 Gravity intègre l’environnement technologique de votre entreprise sans aucune contrainte de développement et permet à vos équipes de s’approprier son interface en quelques heures pour assurer une prise en main rapide.

z0 Gravity est conçu pour s’adapter aux enjeux propres à votre activité et à votre langage et devenir très rapidement le référentiel commun au sein de votre structure. Grâce à sa suite de fonctionnalités agiles et efficaces, vous transformez ainsi chaque action, chaque projet, en un véritable levier de compétitivité et de performance à long terme. Chaque collaborateur est responsabilisé et chaque décision prise en connaissance de cause.

Faites de votre gestion de projet une force !

10 conseils pour manager efficacement ses projets

Manager efficacement ses projets implique, certes, d’avoir de l’expérience, mais pas seulement. Force est de constater qu’aujourd’hui, les managers doivent composer avec un environnement incertain, en recomposition permanente. Face aux transformations profondes de l’économie, à la transition numérique qui secoue tous les pans de la société, les entreprises et leurs leaders doivent de plus en plus travailler dans un contexte de grande instabilité. Le bon manager de projet anticipe les changements et les imprévus, il prend les bonnes décisions et les met en œuvre efficacement au sein de ses équipes. Si vous aussi vous ressentez le besoin de recalibrer vos méthodes managériales, voici 10 conseils clés qui vous remettront sur la voie de la performance.

Focus sur les 10 conseils phare pour manager efficacement ses projets

# 1 Manager efficacement c’est savoir s’adapter

On ne le dira jamais assez. La première qualité d’un bon manager est sa capacité d’adaptation. Celui-ci fait preuve de flexibilité et de souplesse pour ne pas perdre de vue les objectifs de son projet. L’imprévu ne le déstabilise pas. Le bon manager aura une longueur d’avance, ou bien, si le problème tombe comme un cheveu sur la soupe, il saura faire preuve de recul et de discernement pour ne pas subir l’imprévu, mais le maîtriser subtilement pour qu’il serve l’objectif du projet.

Manager efficacement ses projets

# 2 Fédérer autour de ses projets

Pour manager efficacement ses projets, il faut offrir une ambition à son équipe. Rassembler ses collaborateurs autour d’un objectif commun. Donner une vision précise de ce que l’entreprise se doit d’être et fédérer autour des moyens à mettre en place pour y parvenir. Cela est indispensable pour définir la raison d’être (le fameux WHY) de votre équipe. Une équipe soudée autour d’une identité et d’objectifs communs sera mieux à même de conduire efficacement son projet.

# 3 Faire émerger les bonnes idées au sein de l’équipe

Un manager efficace fait naître l’inspiration. En offrant une plus grande autonomie à ses collaborateurs, le manager prépare le terrain pour faire pousser la créativité. Par autonomie, nous entendons la possibilité pour les employés de faire leurs propres choix, et de le faire en ayant le droit à l’erreur. En libérant les employés de cette peur chronique de l’échec, on leur permet de développer leur créativité et de la mettre au service des projets de l’entreprise.

Article recommandé

Logiciel de gestion de projet collaboratif : le nouvel outil de la productivité

# 4 Faire du partage d’informations la règle d’or

Sans une bonne communication, la conduite du projet est vouée à l’échec. Elle est indispensable pour développer le niveau de compréhension et de savoir de son équipe. Pour manager efficacement vos projets, mettez un point d’honneur à encourager le feedback de façon quotidienne, sans oublier d’offrir à vos collaborateurs un espace privilégié pour le faire.

# 5 Miser sur la transmission des savoirs

Formations, développement des compétences, apprentissage… autant d’éléments incontournables pour manager efficacement ses projets. Un bon manager doit promouvoir le développement des compétences et des talents, à tous les niveaux de l’entreprise. Il s’agit de favoriser un espace de travail ouvert et collaboratif où il est possible d’apprendre les uns des autres, quels que soient les rôles et les postes de chacun. L’entreprise n’est plus une structure cloisonnée répondant aux seules règles de la hiérarchie. C’est un véritable écosystème où des talents et des esprits différents se côtoient et collaborent en harmonie chaque jour.

# 6 Manager efficacement par l’agilité

Une gestion de projet agile permet de dynamiser les échanges et les méthodes de travail par l’intermédiaire de techniques dites « agiles ». Les réunions deviennent des échanges fructueux et directs pour résoudre les problèmes, trouver de nouvelles idées et faire émerger les bonnes idées. L’agilité permet de décomplexifier les problèmes et de les diviser en des « sous-problèmes » que l’on résout de manière spontanée en faisant appel au bon sens et à la créativité de ses collaborateurs.

Article recommandé

Logiciels de gestion de projet : des outils clés pour soutenir l'innovation

# 7 Créer une mémoire de l’expérience

Le manager est le chef d’orchestre de la conduite de projet. C’est grâce à son expertise et à sa vision partagée des objectifs de l’entreprise que les collaborateurs vont construire. La question est de savoir construire en se servant de ce que l’on a appris. Éviter la répétition des erreurs est une vraie problématique dans le milieu de l’entreprise. Cela sous-entend de savoir capitaliser sur le vécu, se servir de l’expérience acquise pour avancer. Et c’est souvent plus difficile que ce que l’on croit. Surtout lorsque la structure est importante. L’expérience est une matière qu’il faut travailler au corps. Il faut l’analyser, la sonder, et même la décortiquer pour la transformer en matière première : la compétence. Le manager est le garant de cette expérience. Il doit l’exploiter de façon pertinente pour manager efficacement ses projets et permettre à ses collaborateurs d’avancer dans le bon sens.

# 8 Manager efficacement en encourageant le changement

Le changement est porteur d’opportunités pour les entreprises. Il force les structures à se remettre en question, à changer leurs habitudes de travail et à évoluer pour rester en phase avec les attentes de leurs clients. C’est ainsi qu’elles subsistent et continuent de se démarquer. C’est ce que l’on peut appeler, en d’autres termes, l’innovation. Le changement est le pendant de l’innovation. Un bon manager doit savoir l’encourager et même le pratiquer de façon régulière pour multiplier les opportunités de marché, stimuler la créativité de son équipe et installer une dynamique vertueuse dans la gestion de ses projets. Small talks, sprints, itérations, projets transversaux, tout est bon pour favoriser une approche dynamique (et agile) et manager efficacement ses projets.

# 9 Un bon manager sait que rien n’est acquis d'avance

Un bon manager, c’est comme un sportif de haut niveau. S’il veut rester performant, il doit s’entraîner tous les jours. Faire ses étirements tous les matins pour préserver sa souplesse et son agilité. Enchaîner les sauts d’obstacle pour optimiser son endurance et sa réactivité. Il doit également se tenir informé des changements et des tendances du marché. Savoir ce qui se fait, et surtout ce qui marche. Mais rien n’est jamais acquis pour très longtemps. Pour manager efficacement ses projets, il doit savoir observer l’horizon pour mener son équipage à bon port. 

# 10 Le manager est à la fois pilote, géomètre et architecte

Manager efficacement ses projets inclut de savoir piloter, mesurer et construire dans un contexte d’instabilité. Pour cela, il est important de faire appel à des outils de gestion de projet. Ce sont des outils intelligents, conçus pour développer la capacité d’innovation de l’entreprise. Leur flexibilité les classe hors catégorie du logiciel de gestion de projet traditionnel. Ils s’adaptent au plus près des exigences et de « l’écosystème » de l’entreprise en proposant une suite d’outils adaptatifs, simples à utiliser et conçus pour gérer les risques et le changement. Quelques-unes de leurs fonctionnalités phare permettent d’assurer, à la fois, un suivi en temps réel de chaque projet et de l’activité globale de l’entreprise, mais aussi de réaliser des reportings instantanés, directement exploitables en réunion ou sur le terrain.

10 conseils et autant de pistes pour améliorer vos méthodes de management. Vous voilà fin prêt à passer à l’action !

Et découvrez aussi comment vous pouvez gagner en performance avec un outil de gestion de projet réalisé sur mesure pour répondre à vos besoins !

Outil de gestion de projet : 7 conseils clés pour bien s’équiper

Vous avez décidé qu’il était temps d’investir dans un outil de gestion de projet pour votre entreprise ? Vous souhaitez gagner en productivité et en efficacité dans la gestion de vos affaires courantes et, par la même occasion, en faire profiter tous les services ? C’est une très bonne idée. Mais face à l’offre incroyable d’outils de gestion de projet qui existe à l’heure actuelle, vous ne savez plus trop par quel bout le prendre. Découvrez ici 7 bons conseils pour bien choisir, mieux travailler et générer l’adhésion de toute l’équipe.

# 1 Faites le point sur vos besoins

Inutile de se précipiter sur l’outil de gestion de projet élu meilleur produit de l’année. Il faut savoir que le choix d’un outil de gestion de projet est un investissement sur le long terme, et que cette décision ne doit pas être laissée au hasard.

Etant donné l’ampleur de l’offre sur le marché, le mieux est donc de commencer par faire l’inventaire de vos besoins précis. Pourquoi avez-vous besoin d’un outil de gestion de projet ? Est-ce dû au manque de visibilité sur la rentabilité des projets ? À l’utilisation d’outils obsolètes, trop complexes ou peu pertinents ? Quelle que soit votre motivation, il faut la prendre en compte dès le départ. Elle est importante car c’est elle qui va orienter vos choix vers tel ou tel outil de gestion de projet.

Vous avez identifié vos besoins ? Parfait. Il ne vous reste plus qu’à formaliser vos priorités. Différenciez les besoins indispensables à vos yeux et les besoins secondaires. Cette étape vous permettra d’affiner vos recherches et de mieux orienter vos choix.

Découvrez z0 Gravity en 20 minutes seulement !

#2 Optez pour un outil de gestion de projet adapté à votre métier

Vous vous apercevrez vite que de nombreux outils de gestion de projet restent assez génériques avec une suite de fonctionnalités standards, tandis que d’autres se focalisent totalement sur des métiers et des secteurs précis. C’est parmi ceux-là que se portera votre choix. En effet, si vous vous tournez vers un éditeur généraliste, vous vous rendrez compte – parfois trop tard – du nombre d’adaptations à réaliser pour faire correspondre des fonctionnalités trop génériques à vos besoins précis. Le travail est souvent fastidieux, long et coûteux. Mieux vaut aller droit au but tout de suite avec un éditeur qui connaît votre métier et qui a des références en la matière. L’outil de gestion de projet que vous choisirez doit devenir une valeur ajoutée pour votre entreprise et vous faire gagner en productivité. Le logiciel doit répondre à vos problématiques métiers, mais il doit également être adapté à la structure, la taille et au niveau d’expertise des collaborateurs de votre société.

Article recommandé

Comment choisir un logiciel de gestion de projet ?

#3 Privilégiez la flexibilité et l’évolutivité pour votre outil de gestion de projet

La couverture fonctionnelle de votre outil de gestion de projet est très importante. Celle-ci doit répondre parfaitement à vos besoins sans pour autant vous limiter dans votre activité. Gardez à l’esprit que votre entreprise va évoluer avec le temps. Si vous démarrez avec peu de besoins, ceux-ci peuvent se renforcer et même demander une plus grande couverture fonctionnelle par la suite. C’est le cas notamment pour soutenir votre développement et vos efforts d’innovation. L’éditeur de votre outil de gestion de projet doit vous proposer une montée en gamme simple et flexible pour accompagner le développement de votre activité.

z0 Gravity compte parmi les logiciels de gestion de portefeuille de projets les plus complets.

#4 Une interface simple, intuitive et mobile pour convaincre vos collaborateurs

Susciter l’adhésion de votre équipe autour de votre nouvel outil de gestion de projet est primordial. Afin que l’adoption et l’appropriation soient une réussite, vos collaborateurs doivent être convaincus. Souvenez-vous que l’outil de gestion de projet que vous choisirez ne doit pas être une charge supplémentaire pour l’utilisateur mais il doit, au contraire, lui faciliter la vie. En lui permettant de gagner du temps, de gagner en productivité et en efficacité, il améliorera son quotidien. Pensez aux solutions mobiles, c’est-à-dire accessibles de n’importe où, personnalisables selon les besoins et les rôles, et bien sûr, ergonomiques.

Article recommandé

Logiciel de gestion de projet en ligne : quels avantages ?

#5 La démo, l’heure de vérité

Vous avez identifié des éditeurs potentiels ? Demandez à chacun de réaliser une démo de son outil de gestion de projet sur votre lieu de travail. L’objectif : vous permettre d’affiner votre sélection et d’éliminer ceux qui ne conviennent pas à vos attentes. La démo est l’occasion de vous confronter en direct à la solution et à ses fonctionnalités. Ces dernières répondent-elles à vos besoins ? L’outil est-il simple à utiliser ? Ergonomique ? Flexible ? Si vous avez rédigé un cahier des charges, c’est le moment de l’étudier en détail avec l’éditeur.

À cette occasion, il est recommandé d’impliquer vos collaborateurs. Ils apprécieront d’être consultés et leur avis de terrain vous permettra d’avoir une appréciation plus précise de la solution. Votre choix devra se porter sur l’éditeur qui répondra le mieux à vos besoins.

#6 Ne négligez pas le budget…

Investir dans un outil de gestion de projet implique de consacrer un budget sur le long terme. Comparez les coûts en tenant compte, bien sûr, de vos possibilités d’évolution. Les logiciels de gestion de projet en ligne ou en mode SaaS sont généralement très appréciés car ils offrent davantage de flexibilité et de réactivité en termes de mises à jour, de maintenance, de formation, de suivi et même en termes de résiliation si besoin est. Ils sont également plus innovants et permettent à leurs clients de bénéficier automatiquement du meilleur de la technologie Cloud. Ils sont, la plupart du temps, proposés sous forme d’abonnement mensuel ou annuel.

#7 …Ni la sécurité de votre outil de gestion de projet !

La sécurité des données est primordiale. Les éditeurs de solutions logicielles s’engagent contractuellement à préserver la sécurité et la confidentialité de vos données. Avec une solution en mode SaaS, vous confiez vos données à un fournisseur extérieur qui s’engage à les sécuriser. Même si cette question ne se pose pas avec les logiciels « on premise », il faut savoir que le niveau de sécurité des données proposé par les éditeurs est généralement plus élevé que ce vous pouvez vous permettre de mettre en place pour votre propre société. Assurez-vous également que l’éditeur de votre outil de gestion de projet se conforme bien au Règlement général sur la protection des données.

Et maintenant, c’est à vous de jouer !