Outil de gestion de projet : 7 conseils clés pour bien s’équiper

Vous avez décidé qu’il était temps d’investir dans un outil de gestion de projet pour votre entreprise ? Vous souhaitez gagner en productivité et en efficacité dans la gestion de vos affaires courantes et, par la même occasion, en faire profiter tous les services ? C’est une très bonne idée. Mais face à l’offre incroyable d’outils de gestion de projet qui existe à l’heure actuelle, vous ne savez plus trop par quel bout le prendre. Découvrez ici 7 bons conseils pour bien choisir, mieux travailler et générer l’adhésion de toute l’équipe.

# 1 Faites le point sur vos besoins

Inutile de se précipiter sur l’outil de gestion de projet élu meilleur produit de l’année. Il faut savoir que le choix d’un outil de gestion de projet est un investissement sur le long terme, et que cette décision ne doit pas être laissée au hasard.

Etant donné l’ampleur de l’offre sur le marché, le mieux est donc de commencer par faire l’inventaire de vos besoins précis. Pourquoi avez-vous besoin d’un outil de gestion de projet ? Est-ce dû au manque de visibilité sur la rentabilité des projets ? À l’utilisation d’outils obsolètes, trop complexes ou peu pertinents ? Quelle que soit votre motivation, il faut la prendre en compte dès le départ. Elle est importante car c’est elle qui va orienter vos choix vers tel ou tel outil de gestion de projet.

Vous avez identifié vos besoins ? Parfait. Il ne vous reste plus qu’à formaliser vos priorités. Différenciez les besoins indispensables à vos yeux et les besoins secondaires. Cette étape vous permettra d’affiner vos recherches et de mieux orienter vos choix.

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#2 Optez pour un outil de gestion de projet adapté à votre métier

Vous vous apercevrez vite que de nombreux outils de gestion de projet restent assez génériques avec une suite de fonctionnalités standards, tandis que d’autres se focalisent totalement sur des métiers et des secteurs précis. C’est parmi ceux-là que se portera votre choix. En effet, si vous vous tournez vers un éditeur généraliste, vous vous rendrez compte – parfois trop tard – du nombre d’adaptations à réaliser pour faire correspondre des fonctionnalités trop génériques à vos besoins précis. Le travail est souvent fastidieux, long et coûteux. Mieux vaut aller droit au but tout de suite avec un éditeur qui connaît votre métier et qui a des références en la matière. L’outil de gestion de projet que vous choisirez doit devenir une valeur ajoutée pour votre entreprise et vous faire gagner en productivité. Le logiciel doit répondre à vos problématiques métiers, mais il doit également être adapté à la structure, la taille et au niveau d’expertise des collaborateurs de votre société.

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#3 Privilégiez la flexibilité et l’évolutivité pour votre outil de gestion de projet

La couverture fonctionnelle de votre outil de gestion de projet est très importante. Celle-ci doit répondre parfaitement à vos besoins sans pour autant vous limiter dans votre activité. Gardez à l’esprit que votre entreprise va évoluer avec le temps. Si vous démarrez avec peu de besoins, ceux-ci peuvent se renforcer et même demander une plus grande couverture fonctionnelle par la suite. C’est le cas notamment pour soutenir votre développement et vos efforts d’innovation. L’éditeur de votre outil de gestion de projet doit vous proposer une montée en gamme simple et flexible pour accompagner le développement de votre activité.

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#4 Une interface simple, intuitive et mobile pour convaincre vos collaborateurs

Susciter l’adhésion de votre équipe autour de votre nouvel outil de gestion de projet est primordial. Afin que l’adoption et l’appropriation soient une réussite, vos collaborateurs doivent être convaincus. Souvenez-vous que l’outil de gestion de projet que vous choisirez ne doit pas être une charge supplémentaire pour l’utilisateur mais il doit, au contraire, lui faciliter la vie. En lui permettant de gagner du temps, de gagner en productivité et en efficacité, il améliorera son quotidien. Pensez aux solutions mobiles, c’est-à-dire accessibles de n’importe où, personnalisables selon les besoins et les rôles, et bien sûr, ergonomiques.

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#5 La démo, l’heure de vérité

Vous avez identifié des éditeurs potentiels ? Demandez à chacun de réaliser une démo de son outil de gestion de projet sur votre lieu de travail. L’objectif : vous permettre d’affiner votre sélection et d’éliminer ceux qui ne conviennent pas à vos attentes. La démo est l’occasion de vous confronter en direct à la solution et à ses fonctionnalités. Ces dernières répondent-elles à vos besoins ? L’outil est-il simple à utiliser ? Ergonomique ? Flexible ? Si vous avez rédigé un cahier des charges, c’est le moment de l’étudier en détail avec l’éditeur.

À cette occasion, il est recommandé d’impliquer vos collaborateurs. Ils apprécieront d’être consultés et leur avis de terrain vous permettra d’avoir une appréciation plus précise de la solution. Votre choix devra se porter sur l’éditeur qui répondra le mieux à vos besoins.

#6 Ne négligez pas le budget…

Investir dans un outil de gestion de projet implique de consacrer un budget sur le long terme. Comparez les coûts en tenant compte, bien sûr, de vos possibilités d’évolution. Les logiciels de gestion de projet en ligne ou en mode SaaS sont généralement très appréciés car ils offrent davantage de flexibilité et de réactivité en termes de mises à jour, de maintenance, de formation, de suivi et même en termes de résiliation si besoin est. Ils sont également plus innovants et permettent à leurs clients de bénéficier automatiquement du meilleur de la technologie Cloud. Ils sont, la plupart du temps, proposés sous forme d’abonnement mensuel ou annuel.

#7 …Ni la sécurité de votre outil de gestion de projet !

La sécurité des données est primordiale. Les éditeurs de solutions logicielles s’engagent contractuellement à préserver la sécurité et la confidentialité de vos données. Avec une solution en mode SaaS, vous confiez vos données à un fournisseur extérieur qui s’engage à les sécuriser. Même si cette question ne se pose pas avec les logiciels « on premise », il faut savoir que le niveau de sécurité des données proposé par les éditeurs est généralement plus élevé que ce vous pouvez vous permettre de mettre en place pour votre propre société. Assurez-vous également que l’éditeur de votre outil de gestion de projet se conforme bien au Règlement général sur la protection des données.

Et maintenant, c’est à vous de jouer !