Comment choisir un logiciel de gestion de projet ?

Laura Lacour
Le 10 mai 2019
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Il existe aujourd’hui une offre pléthorique de logiciels de gestion de projet sur le marché. Tous répondent à des niveaux d’exigence différents et présentent des fonctionnalités variées. Cela va de la simple gestion des tâches à la gestion des ressources, des achats, des budgets. Ils prennent également différentes formes : solution en mode Saas, plateformes collaboratives, outils métiers… il y a de quoi en perdre son latin !

Alors pour vous aider à choisir le meilleur logiciel de gestion de projet, c’est-à-dire le mieux adapté à vos besoins et à ceux de votre entreprise, nous vous proposons un tour d’horizon de ce qu’est aujourd’hui la gestion de projets et ce qu’elle doit vous permettre d’accomplir pour être vraiment efficace.

Sommaire

Qu'est-ce que la gestion de projets ?

La gestion de projet est un outil de travail qui peut être très performant s’il est bien utilisé. Elle permet aux petites et grandes structures de coordonner leurs tâches en vue d’atteindre leurs objectifs. La gestion de projet aide à planifier le déroulement étape par étape d’un projet et d’automatiser les modes opératoires afin d’optimiser les prises de décision.

Gérer efficacement ses projets est des entreprises leaders de demain.

Mais la complexité des marchés actuels a poussé l’offre des logiciels de gestion de projet à évoluer pour prendre en compte de nouvelles méthodes de travail plus flexibles et plus collaboratives. Les entreprises doivent aujourd’hui créer en cycle court, rester en phase avec les besoins évolutifs de leurs clients et, surtout, être capables de s’adapter rapidement aux fluctuations des marchés. C’est ce que l’on appelle également l’agilité. Au-delà de la simple gestion des tâches, il est primordial pour une entreprise d’avoir un aperçu global de son activité et de disposer d’outils intelligents qui facilitent la gestion en temps réel de ses ressources et de ses budgets. L’objectif étant de piloter de manière agile l’ensemble des activités de son entreprise et d’être capable d’ajuster sa trajectoire rapidement et à moindre coût.

Pour cela, il existe de nombreuses solutions de gestion de projet qui permettent d’accompagner les entreprises dans la gestion quotidienne de leur activité.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ?

L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet est indispensable à toutes les entreprises qui managent des projets de taille et d’envergure différentes au quotidien. Son utilité réside avant tout dans le fait qu’il permet de suivre la progression de tous les projets en cours. Il répond aux besoins d’organisation et de communication de l’entreprise.

1 - Pour favoriser les échanges et les interactions

Au-delà de la gestion des tâches, un logiciel de gestion de projet doit être un outil unique pour gérer l’ensemble des projets de l’entreprise. Il optimise la communication entre les acteurs de projet et favorise, grâce à sa logique de simplicité, les interactions pour créer un véritablement environnement de travail collaboratif.

2- Pour gagner du temps

De nombreuses entreprises utilisent un logiciel de gestion de projet pour gagner du temps au niveau de la collecte des données. Le temps de saisie est désormais réduit à zéro grâce aux fonctionnalités d’importation. Ces données sont ensuite analysées, agrégées et synthétisées en des résultats chiffrés, comparables et actionnables qui permettent de connaître exactement la situation globale de l’entreprise.

3- Pour faciliter le suivi et le reporting

Le développement concret de chaque projet se fait en fonction de dates d’échéance précisées au préalable par l’entreprise. Chacun connaît son planning, les objectifs à atteindre et les échéances importantes à tenir.

Les processus de suivi, d’évaluation et de reporting s’en retrouvent aussi grandement facilités. En effet, il faut voir le logiciel de gestion de projet comme un outil de pilotage et de gouvernance. Ses tableaux de bord offrent, en un coup d’oeil, une vision claire et précise de la progression d’un projet à l’aide d’indicateurs clés (KPIs). De plus, il intègre bien souvent des fonctionnalités de reporting automatisé qui génèrent des rapports pertinents et de qualité. Plus besoin de consolider les informations clés de chaque outil de gestion à la main ! Et cela, c’est un avantage considérable.

4- Pour centraliser l'information

Le logiciel de gestion de projet permet également de centraliser les informations et les documents importants : rapports, courriers, e-mails, visuels, tout est stocké et indexé au sein même d’une bibliothèque de documents. Les acteurs de projet bénéficient donc d’un accès direct et immédiat à toutes les informations clés sur une seule et même plateforme. 

5- Pour prendre les bonnes décisions au bon moment

Les logiciels de gestion de projet proposent bien souvent une restitution des informations en temps réel. Celles-ci se basent sur l’évolution concrète de chaque projet. Cette capacité d’immédiateté permet aux acteurs de projet de faire des choix judicieux et au bon moment, grâce à des données fiables et basées sur le réel.

Méthode de gestion de projet du logiciel z0 Gravity
Tableau de bord du logiciel z0 Gravity

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Comment choisir son logiciel de gestion de projets ?

Le choix d’un logiciel de gestion de projet doit avant tout se faire sur la base des besoins de l’entreprise et de son mode de fonctionnement. Il faut avant toute chose :

1- Définir ses besoins

Il est temps de lister toutes les problématiques auxquelles vous êtes confronté (manque de visibilité, répétition d’erreurs, lourdeur des process, outils obsolètes…) et d’étudier les fonctionnalités proposées par les solutions de gestion et de pilotage. Parmi les fonctionnalités phare des logiciels de gestion de projet, on retrouve le plus souvent : la gestion des tâches, le suivi des temps, les indicateurs de suivi, le partage de documents ou encore la facturation.

2- Identifier ses priorités

Maintenant que les besoins sont clairement identifiés, il est important de les classer par ordre de priorité. Certaines entreprises auront davantage besoin d’utiliser un logiciel de gestion de projet pour simplement assurer le suivi de projets de petite taille. Dans ce cas-là, elles privilégieront l’utilisation d’un logiciel de gestion des tâches avec une bonne visibilité du calendrier et la planification des échéances.

D’autres souhaiteront bénéficier d’une solution plus avancée qui permette la gestion de projets collaboratifs. Elles opteront alors pour un logiciel qui offre le partage de documents, des outils d’intelligence collective et de messagerie instantanée par exemple.

D’autres encore auront à gérer des projets plus vastes avec de nombreux intervenants. Leur choix se portera naturellement vers des solutions de gestion de projet dotées de fonctionnalités plus avancées qui s’adaptent aux besoins précis et au métier de l’entreprise. Reporting partagés, gestion des ressources et des budgets, contrôle qualité, etc.

En dressant un état des lieux complets de ce que vous attendez de la solution, vous ne pourrez pas vous tromper !

3- Choisir en fonction de son métier et son secteur d'activité

Une erreur à éviter est d’opter pour une solution trop généraliste par rapport à votre secteur d’activité et vos besoins. Cela nécessitera forcément par la suite de développer de nouvelles adaptations logicielles qui représentent un coût supplémentaire. Mieux vaut choisir dès le départ une solution conçue spécialement pour votre domaine d’activité. La taille et la structure de votre société ainsi que l’expertise de votre métier son autant d’éléments à prendre en compte au moment de faire votre choix. C’est votre connaissance de votre activité et votre propre expertise qui permettront à l’éditeur de vous proposer la solution la mieux adaptée à vos besoins. Si certains logiciels de gestion de projet permettent une certaine adaptation, le sur mesure est quasi inexistant. Rares sont les éditeurs qui proposent une personnalisation avancée.

4- Solution locale ou Saas, c'est à vous de voir !

Avant de faire votre choix, sachez qu’il existe deux types de solution bien distincts : les solutions locales et les solutions Saas (Logiciel en tant que service). Les solutions locales sont installées directement sur le serveur de votre entreprise ou sur votre ordinateur, tandis que les solutions Saas sont délocalisées et hébergées chez l’éditeur. Ces dernières sont accessibles via une connexion Internet et sont généralement proposées sous forme d’abonnement mensuel ou annuel.

L’avantage du Saas est que la solution peut être utilisée depuis n’importe quel appareil mobile connecté à Internet. Ce qui vous permet de gérer vos projets même en déplacement. Où que vous soyez, vous aurez toujours accès à vos données.

Le niveau de sécurité des données est généralement très élevé. Il s’agit d’une priorité absolue pour l’éditeur et, le plus souvent, ce dernier fait appel à plusieurs serveurs ultra sécurisés.

Les mises à jour sont prises en charge par l’éditeur et il ne vous appartient plus de les installer à chaque fois. Vous vous connecterez toujours à la dernière version disponible. Un vrai gain de temps !

Même si la plupart des solutions en mode Saas ne permettent pas de bénéficier d’un accès hors ligne au logiciel, de plus en plus d’éditeurs se mettent à proposer cette option pour offrir le meilleur des deux mondes.

Les solutions locales ont, quant à elles, pour avantage de fonctionner sans avoir recours à une connexion Internet. Vous pouvez donc accéder à vos données dès lors que vous travaillez sur votre poste de travail. De plus, une fois la licence achetée, le logiciel vous appartient. Vous évitez ainsi les frais d’abonnement.

Le choix du mode d’hébergement de votre logiciel dépendra bien évidemment du mode de fonctionnement de votre entreprise, de sa politique en termes de protection des données et du coût que celle-ci est prête à engager.

La gestion de projet selon la solution z0 Gravity

Le logiciel de gestion de projet z0 Gravity a l’avantage de proposer une solution tout-en-un, simple et facile d’accès, qui s’adapte aux exigences de vos projets, de votre métier et de vos objectifs. Sa méthode pragmatique et flexible permet aux entreprises de gérer les changements tout en préservant leur productivité.

1- La simplicité avant tout

  • Quelle que soit la nature de vos projets, le logiciel de gestion de projet z0 Gravity vous permet de travailler dans une logique de simplicité, et ce à toutes les étapes du projet. Son interface est facile d’accès et permet de ramener les projets les plus vastes et les plus complexes à un niveau de simplicité optimal pour gérer efficacement mais simplement toutes les activités de votre entreprise. Son intégration ne nécessite aucune contrainte de développement et permet à vos équipes de s’approprier le logiciel en quelques heures seulement.

2- Une solution personnalisée et flexible

  • z0 Gravity est un logiciel de gestion de projet « tout-en un » qui inclut une suite d’outils entièrement personnalisables. Elle est dotée d’une boîte à outils évolutive sur laquelle vous intégrez à la demande un large choix de fonctionnalités. Vous choisissez les outils et les fonctionnalités dont vous avez besoin pour travailler et c’est tout.

3- Avec restitution immédiate de vos informations clés

z0 Gravity est capable de restituer toutes les informations essentielles à chaque rôle, au moment T, où que vous soyez. Ne perdez plus de temps à regrouper et à synthétiser des informations hétérogènes. Notre logiciel de gestion de projet scanne l’instant pour vous fournir toutes les informations clés en temps réel. Aussitôt générées, elles sont automatiquement mises en forme et sont directement exploitables en réunion, sur le terrain ou au bureau.

Découvrez comment le campus d’innovation The Camp à Aix en Provence utilise z0 Gravity pour piloter tous ses projets d’innovation.

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z0 Gravity est une solution innovante de gestion de projets adaptée aux portefeuilles de projets les plus hétérogènes. Cette solution de pilotage flexible et inclusive permet une gestion uniforme de projets de tailles différentes, des plus simples aux plus complexes. Vision globale, facilité d'utilisation, animations, z0 Gravity permet de concrétiser tous vos projets d'innovation.

Benoît Bailliard, Lab director The Camp, Aix-en-Provence

4- Une approche visuelle innovante

  • Le logiciel de gestion de projet z0 Gravity s’éloigne des codes linéaires traditionnels. Il vous offre un espace de travail à 360° permettant de connaître en un clin d’oeil la progression de toutes vos activités. Son approche fluide de la gestion de projet se traduit par une plateforme « multivisions » qui permet de générer le niveau de détail souhaité pour chaque projet.

5- Une vision partagée pour progresser ensemble

Partager une vision et des objectifs communs est une étape essentielle dans la mise en place d’une compréhension et d’une culture d’entreprise communes. Il s’agit d’un facteur clé dans le succès d’une entreprise. Pour faire en sorte que l’intérêt individuel rejoigne l’intérêt collectif, z0 Gravity permet à l’identité de groupe de se former, de s’exprimer et de se consolider autour des valeurs fortes de l’entreprise. La vision d’une société définit la direction à prendre, facilite la prise de décision et influence directement les objectifs de chaque projet. C’est en cela qu’une vision partagée est indispensable à la bonne marche de l’entreprise, à la cohésion de ses équipes et la performance de ses projets. Avoir une vision d’entreprise claire et bien définie c’est augmenter sa capacité à atteindre ses objectifs et donc ses chances de réussite.

6- Pour avancer selon la vision de l’entreprise

Un logiciel de gestion de projet n’est réellement efficace que s’il permet de construire l’avenir et de créer de la valeur au sein même de l’entreprise qui l’emploie. La démarche de z0 Gravity s’inscrit dans une optique de gestion qui prend en compte la stratégie globale de l’entreprise à chaque décision. Son interface collaborative réunit les acteurs de projet autour de la table pour avancer dans la même direction.

7- Et encourager l’intelligence collective

Le logiciel de gestion de projet z0 Gravity offre à chaque intervenant un espace de collaboration où les compétences ne sont plus cloisonnées mais ouvertement exploitées, pour le bien commun. z0 Gravity s’inscrit dans une démarche de partage des connaissances et des compétences. En cas de restructuration, de réorganisation structurelle et d’évolution des postes, z0 Gravity vous aide à préserver les expériences et les expertises acquises pour créer un véritable vivier de connaissances et de savoir-faire.

z0 Gravity est un logiciel de gestion de projet unique et innovant. Grâce à sa suite de fonctionnalités agiles et efficaces, vous transformez chaque action, chaque projet, en un véritable levier de compétitivité.

Faites de votre gestion de projet une force.

Z0 Gravity vous donne les clés pour répondre aux enjeux de pilotage de vos futurs projets d’innovation.