optimisation, arbitrages: à quoi sert un 

plan de charge projet ?

Manager correctement les projets de votre structure implique notamment de les mener à bien dans les délais et les coûts impartis. L’enjeu principal réside donc notamment dans la capacité à piloter efficacement les ressources humaines à l’instant T comme dans le futur.

Pour cela, Il est incontournable de suivre de près et d’anticiper la charge de travail individuelle de vos ressources et plus globalement de vos équipes projets, pour garantir à la fois une affectation optimale des compétences sur les projets et le réajustement en amont pour prévenir tout glissement si nécessaire.

Pour piloter cette affectation des ressources efficacement, un chef de projet ou un PMO doit donc pouvoir avoir accès facilement et en temps réel à un certain nombre d’informations telles que :
– La disponibilité individuelle des ressources
– Le taux d’occupation individuel d’une ressource
– Le taux d’occupation d’une équipe projet
– La liste des tâches en cours et à venir
– La capacité d’une ressource ou d’une équipe à absorber de nouvelles tâches/ de nouveaux projets.

Un pilotage efficace des projets repose donc sur la mise en place d’un plan de charge projet clair, simple mais précis pour optimiser l’utilisation des ressources. Mais qu’est ce qu’un plan de charge projet exactement ? Quels sont les avantages d’un tel outil ? Comment créer un plan de charge projet facilement ? Quels sont les outils à la disposition du chef de projet ?

Un plan de charge projet : définition

Un plan de charge projet est un outil destiné à accompagner un chef de projet ou un PMO notamment, dans la planification des projets et l’optimisation de l’affectation des ressources. Il doit permettre de matérialiser l’assignation des ressources du projet aux différentes tâches à accomplir, pour atteindre les objectifs dans les délais et les coûts impartis.

Mettre en place un plan de charge vous permet donc notamment :

– De connaître précisément la disponibilité des ressources en temps réel. Vous connaissez en effet, grâce à un plan de charge bien élaboré, leur taux d’occupation, leurs disponibilités, leurs éventuels congés. Vous savez ainsi si vous pouvez accepter ou non de nouveaux projets sur la période qui vous intéresse

– De détecter les risques de surcharges. Vous n’avez plus de mauvaises surprises et pouvez mettre en œuvre des actions correctives.

D’identifier et suivre les décalages entre prévisionnel et réel. Grâce au plan de charge, le chef de projet peut contrôler l’avancement du travail et réajuster si nécessaire, en fonction des éventuels besoins complémentaires pour mener à bien le projet sans dévier des objectifs initiaux.

– D’optimiser la gestion des compétences : un plan de charge bien construit peut vous aider à identifier les ressources et compétences nécessaires et le moment où ces dernières devront intervenir. Vous monopolisez les compétences à bon escient.

– De faciliter la communication avec les membres de l’équipe qui sont en mesure de visualiser leur charge de travail sur la durée. Cette transparence motive le groupe dans l’atteinte de ses objectifs. Elle rassure également en période intense.

– De rassurer à la fois la direction en interne et les clients en externe, sur votre capacité à appréhender le projet dans sa complexité. Les objectifs sont clairement établis et le chemin tracé.

– Vous servir de référentiel pour vos projets futurs, vous aurez une vision plus claire du temps réellement nécessaire pour l’accomplissement d’une tâche.

Etablir un plan de charge projet est donc important à tous les niveaux. Il permet à la structure d’avoir une vision globale de son activité, d’anticiper et le cas échéant, d’arbitrer. Le plan de charge projet permet également aux chefs de projets de sécuriser la réalisation de leurs projets et aux chefs d’équipes de rasséréner les collaborateurs qui ont une vision claire et concrète du contenu de leur agenda pour les jours, semaines ou mois à venir.

Mais avec quels outils le mettre en place ?

Quels outils pour construire un plan de charge projet ?

Un plan de charge projet vous aide donc à suivre en permanence l’évolution de vos projets en assurant une distribution équitable de la charge de travail entre les différents acteurs. Il limite donc le risque tout en favorisant la transparence et l’efficacité.

Mais comment créer un tel plan de charge ? Quels outils utiliser ?

Un plan de charge projet doit avant tout:
– être consulté et mis à jour en permanence
– être collaboratif
– être simple

De nombreuses structures ont recours à des tableurs Excel. Cette solution est à priori la plus accessible, Excel étant installé sur la majorité des ordinateurs. Attention toutefois à ne pas élaborer un outil trop complexe pour suivre vos projets. Dans la réalité, il faudra jongler avec la disponibilité réelle des ressources, et cette disponibilité ne sera pas toujours en adéquation avec vos plans. Maladies, congés, départs, évolutions… autant de situations pouvant affecter au quotidien votre plan de charge théorique au risque de le rendre obsolète. Vous pouvez, dans ce contexte, vite devenir l’esclave de votre tableur Excel qui n’est ni collaboratif, ni automatisé.

Il y a aussi nombre d’outilsparfois gratuits, du moins en apparence – téléchargeables sur Internet. L’avantage du coût ne doit pas vous faire oublier de vérifier certains points élémentaires sur la sécurité de vos données. Et même s’ils ont l’avantage d’être collaboratifs, ces outils gratuits, souvent principalement gestionnaires de tâches simples, ont également des limites puisqu’ils ne vous permettent pas de faire des simulations et ne vous offrent pas de vues consolidées adaptées à vos besoins

z0 Gravity compte parmi les logiciels de gestion de portefeuille de projets les plus complets.

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Plan de charge projet - Faites le choix d'un outil simple, visuel, collaboratif et prédictif pour gagner en efficacité et en rentabilité

Les atouts de z0 Gravity

Z0 Gravity se démarque des autres outils du marché. Cette solution en mode SaaS vous aide à centraliser vos informations en temps réel et vous accompagne dans l’affectation de vos ressources et le bon déroulement de vos projets en vous offrant une vision consolidée des données.

Dans z0 Gravity, vous ne créez pas uniquement une tâche, avec une date de début et une date de fin.

Vous y créez une tâche sur une durée définie, vous l’assignez à une ressource ou à une équipe, vous pilotez en temps réel l’avancement et anticipez vos besoins complémentaires si nécessaires.

Z0 Gravity est un outil simple : Au sein de z0 Gravity, chaque collaborateur connaît les tâches qu’il doit accomplir et son taux d’affectation en temps réel. Il est sécurisé dans son activité. Gardez en tête que z0 Gravity est un outil 100% personnalisable, évolutif, qui est adapté aux besoins et à la maturité de votre structure en matière de gestion de projet. Il n’y en aura donc jamais trop, ni pas assez.

Z0 Gravity est un outil collaboratif : Chaque utilisateur est en mesure de communiquer avec son manager sur un besoin ou une alerte. Il devient un acteur réellement actif de la réalisation des projets et le plan de charge devient un outil de gestion collaborative .

Z0 Gravity est un outil visuel : Il permet au chef de projet, au manager, ou au directeur, d’obtenir une vision sur la semaine ou sur le mois de l’activité de son ou ses équipe(s) et de l’affectation des différents acteurs au travers d’une interface claire et graphique.
Il lui permet de repérer le taux de disponibilité des ressources et les éventuelles surcharges grâce à des couleurs.
La réaffectation des tâches se fait par simple glisser/déposer en fonction des disponibilités et des compétences. Quand une tâche est réaffectée dans z0 Gravity, c’est l’ensemble des outils à la disposition des utilisateurs qui sont automatiquement mis à jour en temps réel : projets, assistant, agenda, et le cas échéant, feuilles de temps. En un simple clic, vous adaptez votre projet aux contraintes qui émergent, vous arbitrez, vous sécurisez la réalisation de vos projets, sans surcharge administrative.

Z0 Gravity est un outil prédictif : il permet de faire des simulations de charges pour tester la capacité de sa ou ses équipes à absorber d’autres projets. Vous n’avez donc pas de mauvaises surprises le moment venu. Vous arbitrez et prenez vos décisions en ayant toutes les cartes en main. Vous pouvez matérialiser vos simulations grâce à des widgets et présenter vos conclusions de manière claire, et visuelle.

En conclusion, vous aurez compris que mettre en place un plan de charge projet n’est pas une coquetterie. C’est un passage incontournable si vous souhaitez optimiser l’utilisation de vos ressources et de vos compétences sur les projets de votre structure.
Et faire le choix du bon outil vous permettra de le faire simplement, en limitant au maximum le temps passé sur le reporting, l’administratif et les simulations, pour vous concentrer sur l’essentiel. Et chez z0 Gravity , nous sommes là pour ça !

z0 Gravity est un logiciel simplecomplet et qui vous accompagne dans la gestion de vos ressources. Sa plateforme innovante propose une vision globale optimisée et une suite de fonctionnalités qui s’adaptent à vos besoins.

Faites de votre gestion de portefeuille de projets une force.

Yann Alloucherie
Le 25 octobre 2020
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Z0 Gravity vous donne les clés pour répondre aux enjeux de pilotage de vos futurs projets d’innovation.