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Se dégager du temps pour réfléchir à l’avenir… C’est le rêve de nombreux maires de petites comme moi. Mais c’est difficile, tant nous sommes sollicités et pris dans les urgences du quotidien.
Je cherchais donc un outil qui me permette d’avoir une vision synthétique de tous les projets et actions de ma ville : aussi bien les gros chantiers structurants comme la création de bâtiments que des activités récurrentes telles que les cérémonies des vœux ou du 14 juillet…
Mon souci était de modéliser les process récurrents pour gagner du temps dans la planification d’actions, de n’oublier aucune étape et d’améliorer les choses au fil de l’eau, chaque année, sur la logique du Lean management. Le but était de professionnaliser encore notre fonctionnement, sans rajouter de charge de travail supplémentaire.

J’ai vu beaucoup d’outils mais c’est z0 Gravity qui m’a séduit car il est très ergonomique. Tout est paramétrable. Nous avons commencé « petit » pour rester simple et, au fil du temps nous rajouterons des fonctionnalités.

Il a suffi de 1h30 pour que les agents se l’approprient et commencent à rentrer et gérer leurs projets. Après moins d’un mois d’utilisation, nous avons déjà 50 projets, activités et animations enregistrés.

z0 Gravity permet également de centraliser tous les projets et les informations qui y sont relatives dans un même endroit. C’est un véritable outil de gestion électronique de documents qui, en plus, est accessible depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. J’ai ma ville dans ma poche !

Aujourd’hui, je me sers de l’application pour animer les réunions du bureau du conseil municipal. En ayant sur un même écran le rétro-planning de toutes les actions, j’effectue une rapide revue de projets. Cela optimise l’énergie déployée par les agents et les élus et le temps du bureau en allant à l’essentiel et en cadrant les échanges. L’application nous aide à faire en sorte que les choses planifiées ne soient pas des urgences pour avoir justement du temps pour les urgences.

Nous allons utiliser z0 Gravity lors de la préparation budgétaire 2017 pour calibrer et prioriser les projets en fonction de l’enveloppe disponible.  A l’avenir, nous y intégrerons aussi des données financières car l’outil donne la possibilité d’intégrer les prévisionnels d’investissements sur plusieurs années.

A terme, nous pourrons enfin nous appuyer sur z0 Gravity pour communiquer auprès des citoyens. Ce type d’outils leur montre que nous avons une gestion sérieuse et professionnelle des projets et des deniers publics. La gestion d’une collectivité s’apparente de plus en plus à celle d’une entreprise, notre finalité est juste différente car nous essayons de performer pour maintenir un service public de qualité et z0 Gravity nous permet de gérer la ville, plus seulement de l’administrer.

Bertrand POITOU

Maire, Ville d'Artannes-sur-Indre